نحوه ارائه‌ی یک ارائه‌ی موثر: راهنمای گام به گام

مردم پیش از سخنرانی‌های شغلی، تکالیف دانشگاهی، فروش و سخنرانی‌های کنفرانسی به دنبال نصیحت ارائه هستند. مشکل اصلی تقریباً همیشه یکسان است: چگونه اطلاعات را سازماندهی کنیم تا مخاطبان آن را درک کنند و چگونه آن را به گونه‌ای ارائه دهیم که مخاطبان توجه خود را حفظ کنند. محققین ارتباطات و سخنرانان حرفه‌ای که این مسئله را بررسی می‌کنند به مجموعه‌ای ثابت از تکنیک‌ها اشاره می‌کنند که در زیر خلاصه شده است.

مرحله 1: از مخاطب شروع کنید، نه از محتوا

مت ابراهامز، مدرس دبیرستان تجارت گرادیو دانشگاه استنفورد که مدیران اجرایی را در سخنرانی عمومی مشاوره می‌دهد، توصیه می‌کند که سخنرانان با پرسیدن "مخاطبان من چه باید از من بشنوند؟" شروع کنند تا اینکه با آنچه سخنران می‌خواهد بگوید شروع کنند. طبق ابراهامز، این تغییر خود‌آگاهی را کاهش می‌دهد و سخنرانی را به سوی نیازهای شنوننده جهت‌دهی می‌کند، بر اساس مصاحبه‌ای که دبیرستان تجارت گرادیو دانشگاه استنفورد منتشر کرده است.

ربکا آرمسترانگ، مدیر تبلیغات که در مجله Toastmasters نقل قول شده است، توصیه می‌کند یک ارائه را حول آنچه مخاطبان واقعاً درباره‌ی آن یا در آن لحظه رو به رو هستند بسازید، نه حول یک متن عمومی.

مرحله 2: قبل از نوشتن اسلاید‌ها، یک ساختار انتخاب کنید

ابراهامز پیشنهاد می‌کند ساختار را با هدف سخنرانی مطابقت دهید: قالب مسئله-راه‌حل-سود برای سخنرانی‌های متقاعد‌کننده، قالب چه چیز است-چرا این مهم است-حالا چه کار کنیم برای فراخوان‌های عمل، و قالب گذشته-حال-آینده برای توضیح تاریخ یا فرایندها. او به تحقیقاتی اشاره می‌کند که نشان می‌دهد اطلاعاتی که در ساختار روشن ارائه می‌شود تا 40 درصد بیشتر از اطلاعات ارائه‌شده به شکل بدون ساختار حفظ می‌شود، بر اساس مصاحبه دبیرستان تجارت گرادیو دانشگاه استنفورد.

تقسیم‌بندی جداگانه‌ای که Built In گزارش کرده است تخصیص ساده زمان سه‌بخشی را توصیف می‌کند: بیش‌تر از 15 درصد از زمان سخنرانی برای مقدمه‌ای که دارای یک شروع جذاب است نیست، حدود 80 درصد برای بدنه‌ای که در آن بحث‌ها و نمونه‌ها توسعه می‌یابند، و بیش‌تر از 5 درصد برای نتیجه‌گیری‌ای که نقاط اصلی را خلاصه می‌کند بدون آوردن اطلاعات جدید.

مرحله 3: اسلاید‌ها را ساده نگه دارید

Built In قانون "5-5-5" را برای طراحی اسلاید توصیف می‌کند: بیش‌تر از پنج کلمه در هر خط متن نیست، بیش‌تر از پنج سطر متن در هر اسلاید نیست، و بیش‌تر از پنج اسلاید پر از متن پیاپی نیست، تا از این‌که مخاطبان تحت بار متنی فرو بروند جلوگیری کند. همان منبع یادآور می‌شود که تصاویر، فیلم و صدا می‌توانند یک ارائه را بهتر کنند، و عناصر تعاملی مثل کوئیز‌ها یا نظرسنجی‌های زنده می‌توانند سخنرانی را شکستند و تنوع اضافه کنند.

مرحله 4: از سؤالات برای ساخت مشارکت استفاده کنید

ابراهامز سه نوع سؤال را که سخنرانان می‌توانند به عمد استفاده کنند مشخص می‌کند: سؤالات خطابی برای ساخت کنجکاوی، سؤالات نظرسنجی برای دعوت مشارکت مخاطبان، و سؤالات "اگر" برای تثبیت نقطه‌ای در زمان. مجله Toastmasters به طور جداگانه سخنران و مربی اومکونگو دیبینگا را معرفی می‌کند که از سؤالات برجسته استفاده می‌کند - مثل اینکه آیا برخی از اصطلاحات رایج استفاده شده همچنان مفید هستند - تا مخاطبان را برای بررسی فکر خود به جای صرفاً دریافت پاسخ‌ها ترغیب کند.

مجله Toastmasters همچنین از متخصصانی یاد می‌کند که با روایت داستان‌ها قبل از ارائه داده‌ها و بین متن جدی و سبک‌تر برای حفظ توجه جایگزین کردن با مخاطبان مشارکت می‌کنند.

مرحله 5: تحویل را کنترل کنید - صدا، تماس چشمی و سرعت

Built In توصیه می‌کند تماس چشمی را با اعضای مختلف مخاطبان برقرار کنید، نبره‌ای دوستانه و حتی یکنواخت اتخاذ کنید، و با نطق واضح به آرامی صحبت کنید، همه‌ی آنها بر اساس گفته می‌شود با تمرین بهتر می‌شود. ابراهامز افزوده می‌کند که تغییر صدا و سرعت، و ترکیب انواع شواهد مثل داده‌ها، شهادات و حکایات، باعث می‌شود سخنرانی یکنواخت احساس نشود.

ابراهامز همچنین عاداتی را که او "کشنده‌های اعتبار" می‌نامد فهرست می‌کند: احتیاط‌های کلامی مثل "من فکر می‌کنم"، سؤالات برچسب مثل "آیا نیست؟"، و صحبت کردن با تن صعودی که در آن تن در پایان جمله بالا می‌رود به عنوان اگر سؤالی بپرسید. او می‌گوید حذف این، قدرت و وضوح سخنران را تقویت می‌کند.

مرحله 6: ایستاده تمرین کنید، در فضای واقعی

بجای تمرین ذهنی یک متن، ابراهامز توصیه می‌کند ایستاده‌ایم و سخنرانی را با صدای بلند القا کنید، ترجیح‌اً در جایی که واقعاً القا شود، برای ساخت راحتی و کاهش اضطراب. او همچنین توصیه می‌کند یک دست‌نوشت نوشتاری کامل را با طرح کلی بر پایه سؤالات جایگزین کنید، استدلال می‌کند که چون سخنران قبلاً به سؤالات راهنمای خود پاسخ می‌دهد، این رویکرد از القای محادثه‌ای‌تر پشتیبانی می‌کند.

در روز ارائه خود، ابراهامز به ورزش، خواب کافی و انتخاب غذایی مثل امگا-3 و کربوهیدرات‌های پیچیده اشاره می‌کند به عنوان حمایت از حافظه و کاهش اضطراب، در حالی‌که توصیه می‌کند از شکر و کافئین اضافی پرهیز کنید.

مرحله 7: برای بازیابی از اشتباهات آماده شوید

اگر سخنران خیط فکری خود را گم کند، ابراهامز پیشنهاد می‌کند آنچه را که تازه گفته‌ایم دوباره بیان کنید، سؤال خطابی پرسید، یا برای بازیابی روند به پیام اصلی سخنرانی بازگردید. مساهمی که با Toastmasters همکاری می‌کند، بازیگر کمدی ارتجال گری هیرش، لحظه‌ای غیرمنتظره روی صحنه را به عنوان فرصت به جای شکست دوباره‌ی فریم می‌کند، از طریق سازگاری اطمینان‌بخش به جای وحشت آشکار با مخاطبان مشارکت می‌کند.

مرحله 8: با مرحله بعدی واضح پایان دهید

Built In گزارش می‌کند که ارائه‌هایی که فاقد فراخوان صریح برای عمل هستند تمایل دارند نتوانند تصمیمات را هدایت کنند، و توصیه می‌کند که هر ارائه با مراحل بعدی مشخصی پایان یابد که توضیح می‌دهد چه اقدامی لازم است، چه کسی برای آن مسئول است، و کی باید اتفاق بیفتد.

1. تعریف کنید که مخاطبان چه نیاز دارند بشنوند، نه صرفاً آنچه می‌خواهید بگویید.
2. ساختار را انتخاب کنید (مسئله-راه‌حل-سود، چه-چرا-حالا چه، یا گذشته-حال-آینده) قبل از ساخت اسلاید‌ها.
3. تقریباً 15 درصد مقدمه، 80 درصد بدنه، 5 درصد نتیجه‌گیری تخصیص کنید.
4. قانون 5-5-5 را در اسلاید‌ها اعمال کنید و تصاویر را بر بلوک‌های متن ترجیح دهید.
5. سؤالات خطابی، نظرسنجی یا "اگر" را برای درگیر کردن مخاطبان استفاده کنید.
6. صدا، سرعت و انواع شواهد خود را تغییر دهید؛ تماس چشمی را در تمام اتاق حفظ کنید.
7. احتیاط‌ها، سؤالات برچسب و صحبت کردن با تن صعودی را از الگوهای سخنرانی خود حذف کنید.
8. ایستاده‌ایم، با صدای بلند، در محل واقعی تمرین کنید اگر ممکن باشد.
9. یک حرکت بازیابی (دوباره بیان، سؤال خطابی، بازگشت به پیام اصلی) در مورد اینکه جای خود را گم کنید برنامه ریزی کنید.
10. با یک مرحله بعدی مشخص، مالک و محدود به زمان بندی کنید.