کیسے ایک موثر پریزنٹیشن دیں: مرحلہ وار گائیڈ

لوگ ملازمت کی بات چیت، اسکول کے کام، فروخت کی تقریریں، اور کانفرنس کی تقریروں سے پہلے پریزنٹیشن کے بارے میں مشورے تلاش کرتے ہیں۔ بنیادی مسئلہ تقریباً ہمیشہ ایک جیسا ہے: معلومات کو کس طرح ترتیب دی جائے تاکہ سامعین اسے سمجھیں، اور اسے کس طرح ترسیل کی جائے تاکہ سامعین مشغول رہیں۔ مواصلات کے محققین اور پروفیشنل ویکتا جو اس مسئلہ کا مطالعہ کرتے ہیں، تکنیکوں کے ایک مسلسل سیٹ کی طرف اشارہ کرتے ہیں، جو نیچے خلاصہ کیا گیا ہے۔

مرحلہ 1: مواد سے نہیں، سامعین سے شروع کریں

میٹ ابراہیمز، سٹینفورڈ گریجویٹ اسکول آف بزنس میں لیکچرر جو انتظامیہ کو عوامی بولنے پر مشورہ دیتے ہیں، سفارش کرتے ہیں کہ پریزنٹرز یہ پوچھ کر شروع کریں کہ "میرے سامعین کو مجھ سے کیا سننا ہے؟" بجائے اس کے کہ پریزنٹر کیا کہنا چاہتے ہیں۔ ابراہیمز کے مطابق، یہ تبدیلی خود شعوری کو کم کرتی ہے اور تقریر کو سننے والے کی ضروریات کی طرف منتقل کرتی ہے، سٹینفورڈ GSB کے ذریعے شائع ایک انٹرویو کے مطابق۔

ربیکا آرمسٹرانگ، ایک اشتہار کی انجام دہندہ جو ٹوسٹ ماسٹرز میگزین میں حوالہ دی گئی ہے، سفارش کرتی ہے کہ پریزنٹیشن کو اس کے گرد بنایا جائے جو سامعین واقعی اہم سمجھتے ہیں یا اس وقت کے ساتھ ڈیل کر رہے ہیں، بجائے عام ڈھانچے کے۔

مرحلہ 2: سلائڈز لکھنے سے پہلے ڈھانچہ منتخب کریں

ابراہیمز تجویز کرتے ہیں کہ ڈھانچے کو تقریر کے مقصد سے ملایا جائے: قانع کرنے والی تقریروں کے لیے مسئلہ-حل-فائدہ کا فارمیٹ، کارروائی کی درخواستوں کے لیے کیا؟-تو کیا؟-اب کیا؟ کا فارمیٹ، اور تاریخ یا عمل کی وضاحت کے لیے ماضی-موجودہ-مستقبل کا فارمیٹ۔ وہ تحقیق کا حوالہ دیتے ہیں جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ واضح ڈھانچے میں پیش کی گئی معلومات بے ڈھنگے انداز میں پیش کی گئی معلومات کے مقابلے میں 40% زیادہ قابل اعتماد انداز میں یاد رہتی ہے، سٹینفورڈ GSB انٹرویو کے مطابق۔

Built In کی طرف سے دی گئی ایک الگ تقسیم وقت کی سادہ تین حصوں میں تقسیم بیان کرتی ہے: تعارف کے لیے تقریر کا 15% سے زیادہ نہیں، جس میں توجہ کو اپنی طرف کھینچنے والا کھول ہو، جسم کے لیے تقریباً 80% جہاں دلائل اور مثالیں تیار کی جائیں، اور نتیجے کے لیے 5% سے زیادہ نہیں جو اہم نکات کا خلاصہ کرے بغیر نئی معلومات متعارف کرائے۔

مرحلہ 3: سلائڈز کو سادہ رکھیں

Built In سلائڈ کی تیاری کے لیے "5-5-5 اصول" کی وضاحت کرتا ہے: ٹیکسٹ کی ہر لائن میں پانچ الفاظ سے زیادہ نہیں، ہر سلائڈ میں ٹیکسٹ کی پانچ لائنوں سے زیادہ نہیں، اور ایک جیسے الفاظ میں بھری پانچ سلائڈز کے بعد نہیں، تاکہ سامعین ٹیکسٹ کے بوجھ سے دور نہ ہوں۔ یہی ذریعہ نوٹ کرتا ہے کہ تصاویر، ویڈیو، اور آڈیو ایک پریزنٹیشن کو بہتر بنا سکتے ہیں، اور انٹرایکٹو عناصر جیسے کوئز یا براہ راست سروے ایک تقریر کو توڑ سکتے ہیں اور تنوع شامل کر سکتے ہیں۔

مرحلہ 4: شرکت بڑھانے کے لیے سوالات استعمال کریں

ابراہیمز تین قسموں کے سوالات کی نشاندہی کرتے ہیں جو پریزنٹرز قصداً استعمال کر سکتے ہیں: الفاظ کی سوالات جو دلچسپی پیدا کریں، پولنگ سوالات جو سامعین کی شرکت کی دعوت دیں، اور "اگر" سوالات جو ایک نقطہ کو وقت میں لنگر ڈالیں۔ ٹوسٹ ماسٹرز میگزین الگ سے پروفائل کرتا ہے ویکتا اور استاد Omekongo Dibinga کو، جو واضح سوالات استعمال کرتے ہیں — جیسے کہ آیا مخصوص عام استعمال شدہ اصطلاحات مفید رہتی ہیں — تاکہ سامعین اپنی سوچ کا جائزہ لیں بجائے سادہ طور پر جوابات وصول کریں۔

ٹوسٹ ماسٹرز میگزین پروفیشنلز کو بھی پروفائل کرتا ہے جو سامعین کو اعدادوشمار پیش کرنے سے پہلے کہانیاں سناتے ہوئے اور سنجیدہ اور ہلکے پھلکے مواد کے درمیان متبادل کرتے ہوئے مشغول کرتے ہیں تاکہ توجہ برقرار رہے۔

مرحلہ 5: ترسیل کو کنٹرول کریں — آواز، آنکھ کا رابطہ، اور رفتار

Built In مختلف سامعین کے ممبروں کے ساتھ آنکھ کا رابطہ کرنے، دوستانہ اور یکساں لہجہ اپنانے، اور واضح تلفظ کے ساتھ آہستہ بولنے کی سفارش کرتا ہے، یہ سب مشق سے بہتر ہوتا ہے۔ ابراہیمز اضافہ کرتے ہیں کہ حجم اور رفتار میں تبدیلی، اور شواہد کی اقسام جیسے ڈیٹا، تصدیقات، اور کہانیوں میں تبدیلی ایک تقریر کو یکساں محسوس کرنے سے روکتی ہے۔

ابراہیمز ایسی عادتوں کو بھی درج کرتے ہیں جو وہ "اعتماد کو مارنے والی" کہتے ہیں: لفظی نرمیاں جیسے "مجھے لگتا ہے،" ٹیگ سوالات جیسے "کیا ایسا نہیں ہے؟"، اور اوپر کی طرف بولنا، جہاں تلفظ کی تبدیلی جملے کے آخر میں بڑھتی ہے جیسے سوال کیا جا رہا ہو۔ یہ ختم کرنے سے، وہ کہتے ہیں، ایک ویکتا کے اختیار اور وضاحت کو مضبوط کرتے ہیں۔

مرحلہ 6: اصل جگہ میں کھڑے ہو کر مشق کریں

ذہنی طور پر ایک ڈھانچے کی مشق کرنے کی بجائے، ابراہیمز کھڑے ہو کر تقریر کو بلند آواز میں دینے کی سفارش کرتے ہیں، بہترین طور پر جس جگہ یہ بیان دی جائے گی، سے لے کر آرام بڑھانے اور اعصاب کو کم کرنے کے لیے۔ وہ مکمل لکھے ہوئے ڈھانچے کی جگہ سوال پر مبنی ڈھانچے سے تبدیل کرنے کی بھی سفارش کرتے ہیں، بحث کرتے ہوئے کہ چونکہ ویکتا پہلے سے اپنے نمائندگی کرنے والے سوالات کے جوابات جانتے ہیں، یہ طریقہ زیادہ بات چیت کی ترسیل کی حمایت کرتا ہے۔

پریزنٹیشن کے دن، ابراہیمز ورزش، کافی نیند، اور کھانے کی پسند جیسے امیگا-3 اور پیچیدہ کاربوہائیڈریٹس کو یادداشت میں حمایت کرنے اور بے چینی کو کم کرنے کے طور پر اشارہ کرتے ہیں، جبکہ اضافی چینی اور کیفین سے بچنے کی مشورہ دیتے ہیں۔

مرحلہ 7: غلطیوں سے بحال ہونے کے لیے تیار رہیں

اگر ایک ویکتا اپنی سوچ کا سلسلہ کھو دیتا ہے، ابراہیمز صرف اب کہی گئی بات کو دوبارہ بیان کرنے، الفاظ کی سوال پوچھنے، یا تقریر کے بنیادی پیغام کی طرف واپسی کی تجویز دیتے ہیں۔ ایک ٹوسٹ ماسٹرز سے متعلق یوگ دان، تجدید کمیڈین Gary Hirsch، اسٹیج پر ایک غیر متوقع لمحے کو ناکامی کی بجائے موقع کے طور پر دوبارہ تیار کرتے ہیں، اعتماد سے موافقت کے ذریعے سامعین کو مشغول کرتے ہوئے بجائے نمایاں بے چینی کے۔

مرحلہ 8: واضح اگلے قدم کے ساتھ ختم کریں

Built In رپورٹ کرتا ہے کہ واضح کارروائی کے لیے مدعو نہ ہونے والی پریزنٹیشنیں فیصلوں کو متحرک کرنے میں ناکام ہوتی ہیں، اور سفارش کرتا ہے کہ ہر پریزنٹیشن مخصوص اگلے قدم کے ساتھ بند ہو جو کارروائی کی ضرورت، اس کے لیے ذمہ دار شخص، اور وقت کی تفصیل دے۔

1. وضاحت کریں کہ سامعین کو کیا سننا ہے، نہ کہ صرف آپ کیا کہنا چاہتے ہیں۔
2. ایک ڈھانچہ منتخب کریں (مسئلہ-حل-فائدہ، کیا؟-تو کیا؟-اب کیا؟، یا ماضی-موجودہ-مستقبل) سلائڈز بنانے سے پہلے۔
3. تقریباً 15% تعارف، 80% جسم، 5% نتیجہ میں وقت مختص کریں۔
4. سلائڈز پر 5-5-5 اصول لاگو کریں اور ٹیکسٹ کے بلاکس پر تصاویر کو ترجیح دیں۔
5. سامعین کو شامل کرنے کے لیے الفاظی، پولنگ، یا "اگر" سوالات استعمال کریں۔
6. اپنی حجم، رفتار، اور شواہد کی اقسام میں تنوع لائیں؛ پورے کمرے میں آنکھ کا رابطہ کریں۔
7. اپنے بولنے کے نمونے سے نرمیاں، ٹیگ سوالات، اور اوپر کی طرف بولنا ہٹائیں۔
8. کھڑے ہو کر، بلند آواز میں، اصل مقام میں مشق کریں جب ممکن ہو۔
9. ایک بحالی کی حکمت عملی بنائیں (دوبارہ بیان، الفاظی سوال، بنیادی پیغام کی طرف واپسی) اگر آپ اپنی جگہ کھو دیں۔
10. ایک مخصوص، ذمہ دار، وقت سے بندھی ہوئی اگلی قدم کے ساتھ بند کریں۔