Как провести эффективную презентацию: пошаговое руководство

Люди ищут советы по презентациям перед собеседованиями, школьными заданиями, торговыми предложениями и конференционными выступлениями. Основная проблема почти всегда одна и та же: как организовать информацию так, чтобы аудитория ее поняла, и как подать ее так, чтобы аудитория оставалась заинтересованной. Исследователи коммуникации и профессиональные спикеры, изучающие эту проблему, указывают на последовательный набор методов, суммированных ниже.

Шаг 1: Начните с аудитории, а не с содержания

Мэтт Абрахамс, лектор Высшей школы бизнеса Стэнфорда, который консультирует руководителей по ораторскому искусству, рекомендует выступающим начинать с вопроса «что моя аудитория должна услышать от меня?» вместо того, чтобы начинать с того, что хочет сказать выступающий. По мнению Абрахамса, это смещение снижает самосознание и переориентирует разговор на потребности слушателя, согласно интервью, опубликованному Stanford GSB.

Ребекка Армстронг, руководитель отдела рекламы, цитируемая в журнале Toastmasters, советует строить презентацию вокруг того, что аудитория действительно беспокоит или переживает в данный момент, а не вокруг универсального сценария.

Шаг 2: Выберите структуру перед написанием слайдов

Абрахамс предлагает соответствовать структуру цели разговора: формат «Проблема-Решение-Преимущество» для убеждающих выступлений, формат «Что?-И что?-Теперь что?» для призывов к действию и формат «Прошлое-Настоящее-Будущее» для объяснения истории или процессов. Он ссылается на исследования, указывающие, что информация, представленная в четкой структуре, запоминается на 40% надежнее, чем информация, представленная импровизированно, согласно интервью Stanford GSB.

Отдельный анализ, описанный Built In, предлагает простое трёхчастное распределение времени: не более 15% разговора для введения с привлекающим внимание открытием, около 80% для основной части, где развиваются аргументы и примеры, и не более 5% для заключения, которое повторяет основные моменты без введения новой информации.

Шаг 3: Сделайте слайды простыми

Built In описывает «правило 5-5-5» для дизайна слайдов: не более пяти слов на строку текста, не более пяти строк текста на слайд и не более пяти насыщенных текстом слайдов подряд, чтобы предотвратить потерю внимания аудитории из-за перегрузки текстом. Тот же источник отмечает, что изображения, видео и аудио могут улучшить презентацию, а интерактивные элементы, такие как викторины или живые опросы, могут разбить выступление и добавить разнообразия.

Шаг 4: Используйте вопросы для построения вовлеченности

Абрахамс выделяет три типа вопросов, которые выступающие могут использовать намеренно: риторические вопросы для построения интриги, опросные вопросы для приглашения участия аудитории и вопросы «что если» для привязки пункта во времени. В журнале Toastmasters отдельно профилируется спикер и педагог Омеконго Дибинга, который использует острые вопросы — такие как, полезны ли определенные часто используемые термины — чтобы побудить аудиторию изучить свое собственное мышление, а не просто получать ответы.

В журнале Toastmasters также профилируются профессионалы, которые привлекают аудиторию, рассказывая истории перед представлением данных и чередуя серьезное и более легкое содержание для поддержания внимания.

Шаг 5: Контролируйте подачу — голос, зрительный контакт и темп

Built In рекомендует устанавливать зрительный контакт с разными членами аудитории, принимать дружественный и ровный тон и говорить медленно с четким произношением, все это, по его мнению, улучшается с практикой. Абрахамс добавляет, что изменение громкости и темпа, а также смешивание типов доказательств, таких как данные, свидетельства и анекдоты, предотвращает монотонность выступления.

Абрахамс также перечисляет привычки, которые он называет «убийцами достоверности»: вербальные смягчители, такие как «я думаю», вопросительные теги, такие как «не так ли?», и восходящая интонация, когда тон повышается в конце предложения, как если бы это был вопрос. По его мнению, устранение этих привычек усиливает авторитет и ясность оратора.

Шаг 6: Репетируйте стоя, в реальном месте

Вместо мысленной репетиции сценария Абрахамс рекомендует стоя и громко произносить разговор, в идеале в месте, где он будет фактически дан, чтобы развить уверенность и снизить нервозность. Он также рекомендует заменить полный письменный манускрипт вопросным конспектом, утверждая, что, поскольку выступающий уже знает ответы на свои собственные направляющие вопросы, этот подход поддерживает более разговорное произнесение.

В день презентации Абрахамс указывает на физические упражнения, достаточный сон и выбор пищи, такие как омега-3 и сложные углеводы, как поддерживающие память и снижающие беспокойство, в то же время советуя избегать избыточного сахара и кофеина.

Шаг 7: Подготовьтесь к восстановлению после ошибок

Если выступающий теряет нить мысли, Абрахамс предлагает перефразировать то, что только что было сказано, задать риторический вопрос или вернуться к основной идее выступления, чтобы восстановить ориентацию. Участник, аффилированный с Toastmasters, импровизационный комик Гэри Хирш, описывает переосмысление неожиданного момента на сцене как возможность, а не как провал, привлекая аудиторию через уверенную адаптацию вместо видимой паники.

Шаг 8: Завершите с четким следующим шагом

Built In сообщает, что презентации, лишенные явного призыва к действию, часто не приводят к принятию решений, и рекомендует, чтобы каждая презентация заканчивалась конкретными следующими шагами, описывающими необходимое действие, кто за него отвечает и когда это должно произойти.

1. Определите, что аудитория должна услышать, а не только то, что вы хотите сказать.
2. Выберите структуру (Проблема-Решение-Преимущество, Что?-И что?-Теперь что? или Прошлое-Настоящее-Будущее) перед созданием слайдов.
3. Распределите примерно 15% на введение, 80% на основную часть, 5% на заключение.
4. Применяйте правило 5-5-5 к слайдам и отдавайте предпочтение визуальным элементам перед блоками текста.
5. Используйте риторические, опросные или вопросы «что если» для привлечения аудитории.
6. Варьируйте громкость, темп и типы доказательств; устанавливайте зрительный контакт по всей комнате.
7. Удалите смягчители, вопросительные теги и восходящую интонацию из ваших речевых паттернов.
8. Репетируйте стоя, вслух, в реальном месте, когда это возможно.
9. Спланируйте ход восстановления (перефразирование, риторический вопрос, возвращение к основной идее) на случай, если вы потеряете ориентацию.
10. Завершите конкретным, ответственным, ограниченным по времени следующим шагом.