Come tenere una presentazione efficace: una guida passo dopo passo

Le persone cercano consigli su presentazioni prima di colloqui di lavoro, compiti scolastici, pitch di vendita e discorsi in conferenza. Il problema fondamentale è quasi sempre lo stesso: come organizzare le informazioni in modo che il pubblico le comprenda e come trasmetterle affinché il pubblico rimanga coinvolto? I ricercatori della comunicazione e gli oratori professionisti che studiano questo problema indicano un insieme coerente di tecniche, riassunte di seguito.

Passaggio 1: Iniziate dal pubblico, non dal contenuto

Matt Abrahams, un insegnante presso la Stanford Graduate School of Business che allena i dirigenti nel parlare in pubblico, raccomanda ai presentatori di iniziare chiedendosi "cosa deve sentire il mio pubblico da me?", piuttosto che partire da quello che il presentatore vuole dire. Secondo Abrahams, questo cambiamento riduce l'autocoscienza e riorientta il discorso verso le esigenze dell'ascoltatore, secondo un'intervista pubblicata da Stanford GSB.

Rebecca Armstrong, una dirigente pubblicitaria citata in Toastmasters magazine, raccomanda di costruire una presentazione attorno a quello che il pubblico effettivamente si interessa o sta affrontando in quel momento, piuttosto che attorno a uno script generico.

Passaggio 2: Scegliete una struttura prima di scrivere le diapositive

Abrahams suggerisce di adattare la struttura all'obiettivo del discorso: un formato Problema-Soluzione-Beneficio per discorsi persuasivi, un formato Cosa?-Perché?-E ora? per i richiami all'azione e un formato Passato-Presente-Futuro per spiegare la storia o i processi. Cita ricerche che indicano che le informazioni presentate in una struttura chiara vengono trattenute fino al 40 % in modo più affidabile rispetto alle informazioni presentate in modo a forma libera, secondo l'intervista di Stanford GSB.

Un'analisi separata riportata da Built In descrive una semplice allocazione di tempo in tre parti: non più del 15 % del discorso per un'introduzione con un'apertura che cattura l'attenzione, circa l'80 % per il corpo dove gli argomenti e gli esempi vengono sviluppati, e non più del 5 % per una conclusione che ricapitola i punti principali senza introdurre nuove informazioni.

Passaggio 3: Mantenete le diapositive semplici

Built In descrive la "regola 5-5-5" per il design delle diapositive: non più di cinque parole per riga di testo, non più di cinque righe di testo per diapositiva e non più di cinque diapositive ricche di testo di seguito, per evitare che il pubblico si disimpegni a causa del sovraccarico di testo. La stessa fonte rileva che immagini, video e audio possono migliorare una presentazione e che elementi interattivi come quiz o sondaggi dal vivo possono interrompere un discorso e aggiungere varietà.

Passaggio 4: Utilizzate le domande per costruire il coinvolgimento

Abrahams identifica tre tipi di domande che i presentatori possono utilizzare deliberatamente: domande retoriche per costruire intriga, domande di polling per invitare la partecipazione del pubblico e domande "e se" per ancorare un punto nel tempo. Toastmasters magazine profila inoltre il relatore e educatore Omekongo Dibinga, che utilizza domande mirate — come se certi termini comunemente usati rimangono utili — per spingere il pubblico a esaminare il proprio pensiero piuttosto che semplicemente ricevere risposte.

Toastmasters magazine profila inoltre professionisti che coinvolgono il pubblico raccontando storie prima di presentare i dati e alternando contenuti seri e più leggeri per mantenere l'attenzione.

Passaggio 5: Controllate la presentazione — Voce, contatto visivo e ritmo

Built In raccomanda di fare contatto visivo con diversi membri del pubblico, di adottare un tono amichevole e uniforme e di parlare lentamente con una pronuncia chiara, tutto ciò che migliora con la pratica. Abrahams aggiunge che variare il volume e il ritmo e mescolare tipi di prove come dati, testimonianze e aneddoti mantiene un discorso da sentirsi monotono.

Abrahams elenca anche abitudini che chiama "killer della credibilità": frasi di cautela verbale come "Penso che", domande etichettate come "non è vero?", e up-talking, dove il tono si alza alla fine di una frase come se si stesse facendo una domanda. Eliminare questi, dice, rafforza l'autorità e la chiarezza di un oratore.

Passaggio 6: Esercitarsi in piedi nello spazio reale

Invece di provare mentalmente uno script, Abrahams raccomanda di stare in piedi e pronunciare il discorso ad alta voce, idealmente nel luogo in cui effettivamente sarà tenuto, per costruire comfort e ridurre i nervi. Raccomanda anche di sostituire un manoscritto completo scritto con un'outline basata su domande, sostenendo che poiché l'oratore conosce già le risposte alle proprie domande guida, questo approccio supporta una presentazione più conversazionale.

Nel giorno della presentazione stessa, Abrahams sottolinea l'esercizio, un sonno sufficiente e scelte alimentari come gli omega-3 e i carboidrati complessi come supporto alla memoria e riduzione dell'ansia, mentre sconsiglia lo zucchero e la caffeina in eccesso.

Passaggio 7: Preparatevi a recuperare dagli errori

Se un oratore perde il filo del discorso, Abrahams suggerisce di parafrasare quello che è stato appena detto, di fare una domanda retorica o di tornare al messaggio centrale del discorso per riacquistare il controllo. Un collaboratore affiliato a Toastmasters, il comico dell'improvvisazione Gary Hirsch, descrive il reinterpretare un momento inaspettato sul palco come un'opportunità piuttosto che un fallimento, coinvolgendo il pubblico attraverso un adattamento sicuro piuttosto che un panico visibile.

Passaggio 8: Concludete con un passaggio successivo chiaro

Built In riferisce che le presentazioni prive di un esplicito invito all'azione tendono a non portare a decisioni e raccomanda che ogni presentazione si concluda con passaggi successivi specifici che descrivono quale azione è necessaria, chi è responsabile e quando dovrebbe accadere.

1. Definite cosa il pubblico ha bisogno di sentire, non solo quello che volete dire.
2. Scegliete una struttura (Problema-Soluzione-Beneficio, Cosa?-Perché?-E ora? o Passato-Presente-Futuro) prima di costruire le diapositive.
3. Allocate approssimativamente il 15% intro, l'80% corpo, il 5% conclusione.
4. Applicate la regola 5-5-5 alle diapositive e favorite i visivi rispetto ai blocchi di testo.
5. Utilizzate domande retoriche, di polling o "e se" per coinvolgere il pubblico.
6. Variate il vostro volume, ritmo e tipi di prove; fate contatto visivo in tutta la sala.
7. Rimuovete le frasi di cautela, le domande etichettate e l'up-talk dai vostri schemi di discorso.
8. Esercitate in piedi, ad alta voce, nel luogo reale quando possibile.
9. Pianificate una mossa di recupero (parafrasi, domanda retorica, ritorno al messaggio centrale) nel caso perdiate il vostro posto.
10. Concludete con un passo successivo specifico, assegnabile e legato al tempo.