تنها بخش کوچکی از اشیایی که یک موزه دارد، هرگز به نمایش گذاشته میشود. برای مثال، موسسه اسمیتسونیان بیش از 54 میلیون عنصر را در مرکز پشتیبانی موزههای خود در سویتلند، مریلند نگهداری میکند، مجموعه‌ای از پنج ساختمان انبار که به‌نام "واحدها" شهرت دارند، هر کدام تقریباً به اندازه یک ورزشگاه فوتبال سه‌طبقه است، طبق ورودی ویکیپدیا درباره این مرکز. بقیه فرآیند - تصمیمگیری در مورد اینکه چه چیزی وارد مجموعه شود، نحوه ثبت آن، مکان نگهداری آن، و تحت چه نوری می‌توان آن را به‌طور ایمن نمایش داد - یک توالی را دنبال میکند که در بسیاری از موسسات جهانی تقریباً یکسان است.
مرحله 1: تصمیمگیری درباره چه چیزی باید خریداری شود
قبل از اینکه هر چیزی وارد کلکسیون دائمی موزه شود، کارمندان پرسش می‌کنند که آیا شیء با بعثه ذکر‌شده موسسه سازگار است، آیا تاریخچه مالکیت آن (منشأ) مستند و قانونی است، و آیا موزه می‌تواند واقعاً برای مدت طولانی از آن مراقبت کند، طبق راهنمایی‌های مدیریت مجموعات منتشرشده توسط CatalogIt. اکثر اشیاء به‌عنوان هدایا، خریدها، وصیت‌نامه، مواد جمع‌آوری‌شده در میدان، یا انتقال از یک موسسه دیگر می‌رسند، و هر مسیر نیاز به اسناد متفاوت دارد - توافق‌های هدیه، رسیدهای خریدا، وصیت‌نامه، یا مجوزهای جمع‌آوری.
مرحله 2: ثبت - آن را بخشی قانونی از مجموعه کردن
ثبت عمل رسمی و قانونی اضافه کردن یک شیء به کلکسیون دائمی موزه است، متفاوت از اینکه صرفاً در ساختمان باشد. هر شیء پذیرفته‌شده شماره ثبت منحصر به‌فردی دریافت میکند، معمولاً ساخت‌شده از سال و یک شماره متوالی - برای مثال 2021.3 - با قطعات فردی درون یک خریدار منفرد (مثل لباسی دو‌تیکه) که شماره‌های فرعی مثل 2021.3.1 و 2021.3.2 داده میشود، همانطور که CatalogIt توضیح میدهد.
مرحله 3: فهرسسازی و مستندسازی
فهرسسازی یک مرحله جداگانه و توصیفی است که بعد از ثبت می‌آید. کارمندان ساخت‌کننده شیء، تاریخ، مواد، ابعاد، وضعیت، منشأ و هرگونه گزارش حفظ موجود را در یک پایگاه داده مجموعه ثبت می‌کنند، و سجل تفصیلیای ایجاد می‌کنند که محققان و کارمندان آینده بر آن تکیه خواهند کرد، طبق همان راهنمایی CatalogIt.
مرحله 4: انبار در شرایط کنترل‌شده
پس از فهرسسازی، اکثر اشیاء به‌جای گالری به انبار می‌روند. در مرکز پشتیبانی موزههای اسمیتسونیان، دما معمولاً در 70 درجه فارنهایت (به‌علاوه یا منها 4 درجه) و رطوبت نسبی در 45 درصد (به‌علاوه یا منها 8 درصد) نگاهداری میشود، طبق ویکیپدیا، با این مرکز که همچنین گلخانه‌هایی برای نمونه‌های گیاهی و مخازنی برای 25 میلیون نمونه زیستی محفوظ‌شده در مایع دارد. راهنمایی خود ICOM برای حفظ مجموعات، بر گردش هوای منظم و فیلترهای HVAC تمیز در مناطق انبار تاکید میکند، و یک منطقه قرنطینه با قفسه‌های واضح‌شده را برای اشیاء ورودی یا در معرض خطر پیشنهاد میکند قبل از اینکه به مجموعه عمومی بپیوندند.
مرحله 5: حفظ - تثبیت و نهلزوماً بازسازی
حافظان متخصصان هستند، معمولاً دارای درجه پیشرفته یا سال‌های شاگردی، که شغلشان بررسی، مستندسازی، درمان و مراقبت پیشگیرانه اشیاء است، طبق نظر‌سنجی حرفه توسط conserv.io. حفظ به دو فعالیت مرتبط اما متفاوت تقسیم میشود: حفظ پیشگیرانه، که محیط اطراف اشیاء را مدیریت میکند - محفظه‌ها، آلودگی، رطوبت، نور - برای کاهش تخریب قبل از شروع؛ و بازسازی، که درماني است که هدف‌اش برگرداندن شیء به ظاهر قبلی و ممکن است ماده غیراصلی اضافه کند. تثبیت شیء، ضمن حفاظت تا حد امکان ماده اصلی، بر بازسازی ظاهر آن اولویت دارد، طبق همان منبع.
منتقدان و حافظان شغل‌های متفاوت و متکامل دارند. سؤال حافظ این است که "چگونه از این شیء مراقبت کنیم"، درحالیکه سؤال منتقد این است که "این شیء چه معنایی دارد" - منتقدان تخصص موضوع را می‌آورند (تاریخ هنر، انسان‌شناسی، باستان‌شناسی)، با خریدها و تحقیقات برخورد می‌کنند، و نمایشگاهها را شکل می‌دهند، همانطور که conserv.io یادآوری میکند.
مرحله 6: نمایش - نور دشمن اصلی است
وقتی شیء سرانجام به نمایش می‌رود، تعرض نور به‌شدت محدود است و با لوکس اندازهگیری میشود، با خسارت تجمعی در "ساعات لوکس" (سطح روشنایی در لوکس ضربدر ساعت تعرض) ردیابی میشود، طبق بولتن فنی از مرکز حفظ هنر و مصنوعات تاریخی (CCAHA). سطوح نوری توصیه‌شده حداکثر بر اساس حساسیت مواد متفاوت است.
سطوح نور توصیه‌شده حداکثر برای اشیاء موزه‌ای در نمایش (CCAHA)| دسته حساسیت | نمونه مواد | حد اکثر سطح نور | محدودیت نمایش |
|---|
| بسیار حساس | کاغذ، عکس‌ها، بافت | 50 لوکس | 3 ماه هر 5 سال |
|---|
| کم‌تر حساس | نقاشی‌های رغن‌رنگ، چوب، چرم | 150 لوکس | 3 ماه هر 2 سال |
|---|
| کم‌ترین حساسیت | فلز، سراپایی، سنگ، شیشه | 300 لوکس | نمایش پیوسته عموماً قابل‌قبول است |
|---|
نور ماوراء بنفش به‌طور جداگانه با رفتار میشود زیرا انرژی بیش‌تری از نور قابل‌رؤیت دارد و خسارت غیر‌متناسبی ایجاد میکند. CCAHA حد اکثر قابل‌قبول تعرض ماوراء بنفش را 75 میکروواط در لومن در تمام دسته‌ها نام می‌برد، با 0-10 میکروواط در لومن به‌عنوان هدفی قابل‌دستیابی با استفاده از فیلتر کردن مدرن و تاسیسات LED.
راهنمایی حفظ ICOM قوانین عملی نمایش را اضافه میکند: کیس‌های نمایش باید به‌دقت قبل از باز کردن دوباره برای بخش عمومی تمیز شوند، محلول‌های تمیز‌کننده هرگز نباید با خود آثار تماس پیدا کنند، و تنها حافظان آموزش‌دیده باید با اشیاء برخورد کنند زمانی که در نمایش هستند - برای مثال، ضدعفونی‌کننده‌های بر اساس الکل می‌تواند مواد مثل Plexiglas یا ورنیش شیلاک را خراب کند.
چرا این توالی اهمیت دارد
توصیه‌های ICOM برای حفظ مجموعات موزه، مستندسازی، انبار کنترل‌شده، برخورد احتیاط‌آمیز و نمایش محدود را نه‌چون نگرانی‌های جداگانه بلکه به‌عنوان بخش‌های یک مسئولیت بلندمدت: نگاهداری اشیاء برای تحقیق و نمایشگاهها قابل‌استفاده در حالی‌که خسارت هر مرحله را به حداقل برسانند. هر گام توضیح‌داده‌شده بالا - ثبت قانونی، فهرسسازی تفصیلی، انبار کنترل‌شده آب‌وهوایی، حفظ با میانجی‌گری حداقل، و نمایش محدود نور - برای امکان‌پذیر کردن این استفاده مستمر وجود دارند.
