רק חלק זעום ממה שמוזיאון בבעלותו מוצג בעת כלשהי. מוסד סמיתסוניאן, למשל, שומר יותר מ-54 מיליון פריטים במרכז התמיכה של המוזיאונים שלו בסויטלנד, מרילנד, מתחם של חמישה מבני אחסון שנקראים "יחידות", כל אחד בגודל שדה כדורגל בן שלוש קומות בקירוב, לפי כניסה בויקיפדיה על המתקן. החלק הנותר של התהליך - החלטה מה נכנס לאוסף, איך זה תועד, היכן זה נשמר, ותחת איזה אור ניתן להציגו בבטחה - עוקב אחר סדרה שהיא בדרך כלל זהה למדי בכל המוסדות ברחבי העולם.
שלב 1: החלטה על מה לרכוש
לפני שדבר כלשהו נכנס לאוסף קבוע של מוזיאון, הצוות שואל האם העצם מתאימה למשימת המוסד המהודרת, האם ההיסטוריה של הבעלות שלו (המקורות) תועדה וחוקית, וכן האם המוזיאון יכול בעצם לטפל בה לטווח ארוך, לפי הנחיות ניהול אוספים שפרסמה CatalogIt. רוב החפצים מגיעים כמתנות, רכישות, צוואות, חומר שנאסף בשדה, או העברות מגוף אחר, וכל מסלול דורש ניירות שונים - הסכמי מתנה, קבלות רכישה, צוואות, או היתרים של איסוף.
שלב 2: ערך - הפיכתו לחלק משפטי מהאוסף
ערך היא הפעולה הרשמית וההשפטית להוספת עצם לאוסף קבוע של מוזיאון, מובדלת מזה שפשוט יש אותו בבניין. כל עצם מקובל מקבל מספר ערך ייחודי, בדרך כלל בנוי מהשנה ומספר סדר - למשל 2021.3 - כשלחתיכים בודדים בתוך רכישה יחידה (כמו בגד דו-חלקי) ניתנים מספרים משניים כמו 2021.3.1 ו-2021.3.2, כפי שמסביר CatalogIt.
שלב 3: קטלוג ��תיעוד
קטלוג הוא שלב תיאורי נפרד שמתרחש אחרי ערך. הצוות תיעד את היוצר של העצם, התאריך, החומרים, המידות, המצב, המקורות וכל דוחות שימור קיימים לתוך מסד נתוני אוסף, יוצר את הרשומה המפורטת שחוקרים וצוות בעתיד יסתמכו עליה, לפי אותן הנחיות CatalogIt.
שלב 4: אחסון בתנאים מנוהלים
לאחר קטלוג, רוב החפצים הולכים לאחסון במקום לגלריה. במרכז התמיכה של מוזיאונים של סמיתסוניאן, הטמפרטורה מוחזקת בדרך כלל ב-70°F (בתוספת או מינוס 4 מעלות) והלחות היחסית ב-45% (בתוספת או מינוס 8%), לפי ויקיפדיה, כאשר המתקן מהווה גם חממות לדוגמים בוטניים ובריכות ל-25 מיליון דוגמים ביולוגיים משומרים בנוזל. ההנחיות שלה של ICOM לשימור של אוספים מדגישות את אוורור אוויר קבוע ומסננים HVAC נקיים באזורי אחסון, ותופסות קביעת קוארנטינה עם מדפים מסומנים בבירור לעצמים ממכנים או בסיכון לפני שהם מצטרפים לאוסף הכללי.
שלב 5: שימור - ייצוב, לאו דוקא שחזור
שומרים הם מומחים, בדרך כלל בעלי תואר מתקדם או שנים של התלמדות, שעבודתם היא בדיקה, תיעוד, טיפול וטיפול מניעתי של עצמים, לפי סקירת הפרופסיה על ידי conserv.io. שימור מתחלק לשתי פעילויות קשורות אך מובחנות: שימור מניעתי, השולט בסביבה סביב עצמים - מכלים, זיהום, לחות, אור - להאטת התנוון לפני שהוא מתחיל; ושחזור, שהוא טיפול שמטרתו להחזיר עצם למראהו הקודם ועשוי להוסיף חומר שאינו מקורי. ייצוב העצם, תוך שמירה על כמה שיותר חומר מקורי, לוקח עדיפות על החזרה למראהו, לפי אותו מקור.
לקיימים ולשומרים יש משימות שונות, משלימות. השאלה של השומר היא "איך אנחנו דואגים לעצם זה", בעוד ששאלת הקיים היא "מה משמעות העצם הזה" - קיימים מביאים כישוריות נושא (תולדות אמנות, אנתרופולוגיה, ארכיאולוגיה), הנהלת רכישות וחקר, וייצור תערוכות, כמו שמציין conserv.io.
שלב 6: תצוגה - אור הוא האויב הראשי
כאשר עצם סוף סוף הולך לתצוגה, חשיפה לאור היא מוגבלת בחוזקה ונמדדת בלוקס, עם נזק מצטבר במעקב בשעות לוקס" (רמת הארה בלוקס כפול שעות חשיפה), לפי עלון טכני ממרכז שימור אמנות וחפצים היסטוריים (CCAHA). רמות אור מומלצות מרביות משתנות לפי רגישות חומר.
רמות אור מומלצות מרביות לעצמים מוזיאוניים בתצוגה (CCAHA)| קטגוריית רגישות | חומרים לדוגמה | רמת אור מרבית | הגבלת תצוגה |
|---|
| רגיש מאוד | נייר, צילומים, בדים | 50 לוקס | 3 חודשים כל 5 שנים |
|---|
| פחות רגיש | ציורי שמן, עץ, עור | 150 לוקס | 3 חודשים כל שנתיים |
|---|
| הכי פחות רגיש | מתכת, קרמיקה, אבן, זכוכית | 300 לוקס | תצוגה מתמשכת בדרך כלל מקובלת |
|---|
אור אולטרה סגול מטופל בנפרד מכיוון שהוא נושא יותר אנרגיה מאור גלוי וגורם נזק לא פרופורציונלי. CCAHA מצביע על רמה מרבית קבילה של UV של 75 מיקרוואטים לכל לומן בכל הקטגוריות, עם 0–10 מיקרוואטים לכל לומן כמטרה ניתנת להשגה באמצעות סינון מודרני ותאורת LED.
הנחיות השימור של ICOM מוסיפות כללי תצוגה מעשיים: מקרי תצוגה צריכים להיות מנוקים בעדינות לפני פתיחה מחדש לציבור, פתרונות ניקיון לא צריכים לעולם ליצור קשר עם החפצים עצמם, ורק שומרים מיומנים צריכים להטיל ידיים בחפצים כשהם בתצוגה - חומרי חיטוי מבוססי אלכוהול, למשל, יכולים לפגוע בחומרים כמו Plexiglas או ורניש shellac.
למה הסדר חשוב
המלצות ICOM לשימור של אוספי מוזיאונים מתייחסות לתיעוד, אחסון מנוהל, טיפול זהיר ותצוגה מוגבלת לא כדאגות נפרדות אלא כחלקים של אחריות בטווח ארוך אחד: שמירה על עצמים שמישים לחקר ותערוכה תוך צמצום הנזק שכל שלב עלול לגרום. כל שלב שתוארנו לעיל - ערך משפטי, קטלוג מפורט, אחסון מנוהל אקלים, שימור בהתערבות מינימלית, ותצוגה מוגבלת אור - קיים כדי לעשות את השימוש המתמשך הזה אפשרי.
