博物馆拥有的物品中，只有很小一部分曾被展出。例如，史密森尼亚学会在位于马里兰州Suitland的博物馆支持中心保存了超过5400万件物品，这是一个由五栋存储建筑组成的建筑群，昵称为"pods"，每栋大约是一个三层楼高的足球场的大小，根据维基百科对该设施的条目。该过程的其余部分——决定什么进入收藏、如何记录它、存放在哪里以及在什么光线下可以安全展示——在全球各个机构中基本遵循相同的序列。
第一步：决定要获取什么
在任何物品进入博物馆的永久收藏之前，工作人员确认该物品是否符合机构的既定使命、其所有权历史(来源)是否有文件记录且合法、博物馆是否实际上能够长期护理它，根据CatalogIt发布的收藏管理指南。大多数物品作为礼物、购买品、遗赠、野外收集材料或来自另一个机构的转移而来，每种途径都需要不同的文件——赠予协议、购买收据、遗嘱或收集许可证。
第二步：入藏——使其在法律上成为收藏的一部分
入藏是向博物馆的永久收藏中添加物品的正式法律行为，区别于仅仅将其存放在建筑物中。每个被接受的物品都会收到一个唯一的入藏号，通常由年份和顺序号组成——例如2021.3——单一收购中的各件物品(如两件套服装)被赋予子号如2021.3.1和2021.3.2，CatalogIt解释。
第三步：编目和文件编制
编目是跟在入藏之后的一个独立的、描述性的步骤。工作人员将物品的制造者、日期、材料、尺寸、状况、来源以及任何现有的保护报告记录到收藏数据库中，创建研究人员和未来工作人员将依赖的详细记录，根据同样的CatalogIt指南。
第四步：在受控条件下存储
编目后，大多数物品进入存储库而非展览厅。在史密森尼亚学会的博物馆支持中心，温度通常保持在70°F(正负4度)，相对湿度为45%(正负8%)，根据维基百科，该设施还拥有用于植物标本的温室和用于2500万个液体保存生物标本的罐。国际博物馆理事会(ICOM)自身关于收藏保护的指导强调存储区域中定期的空气循环和清洁的HVAC过滤器，并建议在隔离区内设置明确标记的架子，用于传入或处于风险中的物品在加入通用收藏之前。
第五步：文物保护——稳定化，不一定是修复
文物保护人员是专家，通常持有高级学位或多年的学徒经历，其工作是对物品进行检查、文件编制、处理和预防性护理，根据conserv.io对该职业的概述。文物保护分为两个相关但不同的活动：预防性保护，它管理物品周围的环境——密闭、污染、湿度、光线——以在劣化开始前减缓它；和修复，它是旨在使物品恢复早期外观的处理，可能添加非原始材料。稳定物品，同时尽可能多地保留原始材料，优先于恢复其外观，根据同样的来源。
策展人和文物保护人员的工作不同但互补。文物保护人员的问题是"我们如何护理这个物品"，而策展人的问题是"这个物品意味着什么"——策展人带来专业知识(艺术史、人类学、考古学)、处理收购和研究、塑造展览，conserv.io指出。
第六步：展示——光线是主要敌人
当物品最终被展出时，光线暴露被严格限制和测量，单位为勒克斯(lux)，累积损伤以"勒克斯小时"跟踪(勒克斯中的照明水平乘以暴露小时数)，根据艺术与历史文物保护中心(CCAHA)的技术公告。推荐的最大光线水平根据材料敏感性而变化。
博物馆展出物品的推荐最大光线水平(CCAHA)| 敏感性类别 | 示例材料 | 最大光线水平 | 展览限制 |
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| 最敏感 | 纸张、照片、纺织品 | 50勒克斯 | 每5年3个月 |
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| 较不敏感 | 油画、木材、皮革 | 150勒克斯 | 每2年3个月 |
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| 最不敏感 | 金属、陶瓷、石头、玻璃 | 300勒克斯 | 连续展示通常可接受 |
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紫外线被单独对待，因为它比可见光具有更多的能量，造成的损伤不成比例。CCAHA引用所有类别中允许的最大紫外线水平为75微瓦/流明，以0-10微瓦/流明作为使用现代过滤和LED灯具可实现的目标。
国际博物馆理事会(ICOM)的保护指导添加了实用的展示规则：展示柜应在向公众重新开放前彻底清洁，清洁溶液决不能接触文物本身，一旦物品在展出，只有训练有素的文物保护人员应处理物品——例如酒精基消毒剂可能会损伤诸如亚克力或虫胶清漆等材料。
为什么序列很重要
国际博物馆理事会(ICOM)关于博物馆收藏保护的建议将文件编制、受控存储、仔细处理和有限展示视为一个长期责任的各部分，而不是独立的关切：保持物品可用于研究和展览，同时最小化每个阶段可能造成的损伤。上面描述的每一步——法律入藏、详细编目、气候控制存储、最小干预文物保护和光线有限展示——都存在以使持续使用成为可能。
